TRÊS DICAS PARA TER UM BOM PLANO DE AÇÃO

As metas que escolhemos delimitam nossas ações ao determinarem uma direção. Elas funcionam como referência para decisões sobre as estratégias, os recursos e os prazos para alcançarmos o que desejamos. O passo seguinte é definirmos o caminho a ser percorrido através de um Plano de Ação.

Para isso teremos de buscar informações relevantes para analisar as opções do que fazer, para encontrar soluções que resolvam os problemas e para tomar decisões, pesando em diferentes estratégias.  A elaboração de um bom Plano de Ação nos aproxima de nossos objetivos de uma forma mais rápida e assertiva.

Aqui vão algumas dicas que ajudam nessa tarefa.

1 – Estruturar etapas

Como o Plano de Ação é uma sequência cronológica de ações, uma boa estratégia para estruturamos esse plano é quebrar uma meta em tarefas menores e pontuais. É como se fosse uma escada: definimos a ordem dos degraus que nos conduzirão ao grande objetivo.

Para estabelecer essa sequência em detalhes podemos aplicar uma ferramenta conhecida como 5W2H. Esse modelo ajuda a enxergar com mais clareza as atividades, os recursos físicos e monetários, como também competências e habilidades necessárias para desenvolver as diversas ações.

Um detalhe importante é verificarmos se em algum ponto especifico do Plano precisaremos cumprir alguma meta secundária. Por exemplo, para atingir plenamente a meta principal é preciso ter uma determinada especialização, uma certificação.  Um bom exemplo disso é na área de Gestão de Projetos. Conforme vamos aprofundando nossa atuação nesse ramo, torna-se interessante buscar diferentes certificações. E para isso há várias opções, com certa exigências, durações e custos distintos, que provavelmente terão impacto sobre nossa agenda de vida. Criar um plano secundário ajudará tanto a decidir o que fazer como realizar as ações necessárias para o sucesso.

2 – Ferramenta 5W2H

 

O Sistema 5W2H permite fazer um mapeamento detalhado de todas as atividades do início até o alcance de nossas metas, na medida em que respondemos as seguintes perguntas:

What – O que deve ser feito? Descrição de todas as etapas necessárias

Why – Por que será feito? Justificativa da necessidade da ação definida.

Where – Onde será feito? Onde serão executadas as tarefas.

When – Quando será feito? Definição do período para finalização de todas as ações, de modo a garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado.

Who – Por quem será feito? Definição das atividades adequadas às pessoas envolvidas, para evitar problemas com as atribuições existentes no Plano.

How – Como será feito? Definição dos métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação.

How Much – Quanto custará fazer? Determinação do valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos.

É interessante que usemos verbos no infinitivo para a definição das ações, como, por exemplo, solicitar, enviar, coletar, fazer, estudar. Como também ao estabelecer os prazos, dividir as ações ao longo de prazos menores, facilitando que a gente saia da inércia, comece a fazer, mantenha o ritmo e a motivação, além de medir o progresso no caminho para a alcançar a meta.

Como também devemos refletir como estão nossas habilidades técnicas, comportamentais e emocionais. O que as ações exigem? Temos as competências necessárias? Se não as temos e são imprescindíveis, devemos elaborar um plano específico para garantirmos o sucesso dos nossos esforços.

 

3 – Monitorar a evolução

 

Um erro normalmente cometido é executar o Plano de Ação, sem monitorar o seu desenvolvimento. Quando as metas são mensuráveis, conseguimos estabelecer indicadores para o acompanhamento. Isso permitirá perceber eventuais necessidades de adaptações ou de correções. Também ajudará a manter a motivação na medida em que percebemos que estamos alcançando nossos objetivos

As avaliações periódicas permitem perceber quando e como as situações e o contexto considerado mudam, ou quando um determinado objetivo parcial foi atingido. São situações que exigem que repensemos uma possível implementação de novas ações, ou opções de recursos ou caminhos a serem traçados.

Voltemos ao nosso exemplo do plano secundário de obter uma certificação na área de Gestão de Projetos. Temos um determinado certificado. Isso nos envolveu durante um certo tempo, exigindo nossa atenção e dedicação. Conseguimos. E agora? Qual o próximo passo para nossa meta principal? Como estão os outros indicadores? Algo modificou no contexto e nos objetivos? Monitorar a evolução do Plano de Ação permite justamente o ajuste de rota do nosso barco a remo, rumo a realização dos nossos desejos e sonhos.

  

Essas três dicas valem para muitas atividades, tanto na vida pessoal como na profissional, em nossa busca por concretizar objetivos e sonhos. De todo modo, procurar se manter atualizado e aprimorar as competências comportamentais, especialmente automotivação, foco, gestão de tempo e comunicação interpessoal faz muita diferença na performance individual. Nesse sentido, uma excelente ajuda é o Coaching, que pode ajudar a organizar, definir e priorizar um plano de ação de maneira detalhada, de acordo com as metas e os objetivos profissionais e pessoais, aderentes aos resultados desejados. Outra forte ajuda do Coaching é facilitar o processo de autoconhecimento, essencial para vivermos mais verdadeiramente os nossos sonhos.

Vamos conversar sobre isso?